С 1 сентября 2026 года документы при коммерческих перевозках оформляются в электронном виде и передаются через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Для ИТ-директора это задача на стыке учетной системы, оператора электронного документооборота и электронных подписей. Если обмен не налажен, перевозка остается на бумажных документах, а после окончания переходного периода к этому добавляются риски штрафов и вопросов со стороны налоговых органов.

Готовиться к переходу следовало заранее, и к 1 сентября 2026 года обмен должен был быть налажен. Если подготовка только начинается, этот период дает время наверстать, но запас времени небольшой. В статье расскажем, что именно изменилось, как это повлияет на работу, в каком порядке действовать ИТ-службе и какие проблемы могут возникнуть на практике.

В электронный вид переводятся транспортная накладная (ЭТрН), заказ-заявка на перевозку и экспедиторские документы. Основание — федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.

ЭТрН не заменяет универсальный передаточный документ (УПД). Накладная подтверждает перемещение груза и договор перевозки, УПД — переход права собственности. Это два разных электронных документа, и оформляться они могут через разных операторов, поэтому учетная система должна связывать их с одной отгрузкой.

Документы в ГИС ЭПД передает оператор электронного документооборота (ЭДО), но только то, что загрузила компания, и только после ее действия: автоматически этого не происходит. Подписывать документы должны все участники цепочки — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Водитель подписывает простой электронной подписью (ПЭП) или неквалифицированной электронной подписью (НЭП) через приложение «Госключ». Представитель организации подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Переход обязателен для всех участников коммерческой перевозки. Бумажные документы допускаются в ограниченных случаях: воинские и специальные грузы, сделки с иностранными контрагентами, перевозки для личных нужд граждан, перемещения между собственными объектами, подтвержденный сбой системы. Если вы возите свои грузы своим транспортом без договора перевозки, накладная не нужна.

До 1 марта 2027 года — переходный период. Президент Владимир Путин поручил МВД и Ространснадзору ограничиваться устным замечанием при предъявлении бумажных документов вместо электронных. Это время на настройку обмена, а не отмена обязанности.

Раньше накладная была бумажным документом, который передавали из рук в руки. Теперь перевозка проходит через несколько систем: данные из учетной системы уходят оператору, подписи ставят грузоотправитель, водитель, перевозчик и получатель, сведения попадают в государственную систему. Каждое из этих звеньев — место, где обмен может остановиться, поэтому ИТ отвечает не за один документ, а за сквозную работу цепочки: учетная система, оператор, подписи и приложение водителя должны работать как одно целое.

Работа затрагивает не только ИТ, поэтому роли стоит распределить заранее:

• ИТ — учетная система и интеграция, выбор оператора, организация подписей и доверенностей, поддержка приложения водителя, разбор ошибок обмена;
• логистика — заявки, работа с перевозчиками, контроль перевозок и случаев, когда допустим бумажный документ;
• бухгалтерия — УПД, учет расходов, проверка дублей бумажных и электронных документов;
• юристы — договоры и заявки с требованиями к перевозчикам, порядок действий при сбое.

Ответственность

После 1 марта 2027 года контроль на дороге возвращается к общему порядку, а ответственность определяется Кодексом об административных правонарушениях. По словам участников рынка, для перевозчиков возможны также штрафы и исключение из реестра — условия пока уточняются.

Зависимость от перевозчика

Электронную накладную нельзя оформить в одиночку: перевозчику нужны свой оператор, подписи, доверенности и приложение у водителя. Даже если ваша сторона готова, риски с оформлением все равно есть, поскольку не готов может быть перевозчик. Это повлечет за собой бумажные документы в вашей отгрузке и отдельный процесс для них: их нужно принять, сопоставить с электронными данными и учесть так, чтобы не возникло дублей. Если перевозчик работает через другого оператора, обмен зависит и от роуминга, а сбой на любом этапе останавливает документ для всех участников. Поэтому выбор перевозчиков и требования к ним (оператор, формат, доверенность, порядок действий при сбое) становятся частью ИТ-задачи, а не только закупки перевозок.

Расходы и налоги

Если по перевозке есть только бумажная накладная, налоговые органы могут оспорить учет расходов на нее. Практика по вычету НДС по новым правилам только складывается. Поручение президента об устных замечаниях налоговых органов не касается — ФНС уже смотрит на динамику доли электронных документов.

Переход на электронные перевозочные документы — это не установка одного модуля, а настройка цепочки, в которой работают сразу несколько участников: учетная система, оператор, подписи, отправители, перевозчики и получатели. Часть решений зависит не от компании, а от внешних сторон — оператора, вендора учетной системы, контрагентов. Поэтому в цепочке важен порядок. Сначала нужно понять, какие перевозки и какие контрагенты попадают под новые правила, затем проверить, что готово на вашей стороне, и только после этого выбирать оператора и проверять обмен.

Сроки стоит планировать в месяцах, а не в неделях. У операторов бывает очередь на внедрение до двух недель; выпуск подписей и доверенностей, доработка учетной системы и тесты с контрагентами — отдельные этапы, а налаживание обмена с контрагентами занимает больше времени, чем подключение самого оператора. Ниже — шесть последовательных шагов.

1. Собрать карту перевозок. Кто и что возит: свои машины, перевозчики, экспедиторы. Какие потоки попадают под исключения и у какого оператора работает каждый ключевой контрагент.
2. Подготовить учетную систему. Проверьте, поддерживает ли ваша версия системы управления ресурсами предприятия (ERP) электронные перевозочные документы и куплен ли нужный модуль. Для 1С:Бухгалтерии нужна версия от 3.0.121.31 и сервис 1С-ЭПД; для ERP, систем управления перевозками (TMS) и других систем версию, модуль и сроки запросите у вендора. Заложите доработку обмена: данные заказа и отгрузки уходят в накладную, статусы подписей возвращаются, ЭТрН, УПД и отгрузка связаны в учете, есть процедура разбора ошибок.
3. Выбрать оператора и режим работы. Уточните, есть ли у оператора рабочий шлюз в ГИС ЭПД (аккредитации недостаточно), включен ли роуминг для ЭТрН и какая очередь на внедрение. Договор нужен до включения функции в учетной системе. Работать можно через интеграцию или в веб-интерфейсе оператора: на старте проще второй вариант, к интеграции можно перейти позже.
4. Организовать подписи. КЭП — для подписантов, МЧД — для сотрудников, которые подписывают от имени организации, у каждого водителя — смартфон с приложением. Выпуск удобно начать параллельно с шагами 2–3 и следить за сроками действия сертификатов и доверенностей.
5. Протестировать обмен. Сначала в тестовом контуре оператора, затем с двумя-тремя ключевыми контрагентами на других операторах. Проверьте, что доходят все поля, а не только заголовок, и что получатель может подписать.
6. Зафиксировать правила и настроить контроль. Определите, когда допустим бумажный документ и как избежать дублей; требования к перевозчикам (оператор, формат, МЧД, порядок при сбое) закрепите в договорах и заявках. Для контроля считайте долю перевозок, оформленных электронно, ошибки роуминга, время до подписи получателем и число дублей.

На схеме ниже показаны пять этапов цепочки одной перевозки и те из них, где сбои уже встречались.

• Роуминг. Внутри одного оператора документы ходят нормально, а если контрагент пользуется другим, передача может не проходить. Самый заметный эпизод — первый день перехода: 1 сентября 2026 года передача между операторами не работала.
• Пустая заявка. Заявка (поручение экспедитору) с адресами и требованиями к машине может открываться у перевозчика карточкой с одним названием отправителя, хотя данные ушли корректно. 
• Приложение водителя. Подписание в мобильном приложении может затягиваться на три-четыре часа. Отгрузку задерживать нельзя, поэтому в таких случаях подписывают на бумаге.
• Дубли. Бумажные документы пока возят как страховку. Если электронная накладная все же дойдет до получателя и ее подпишут, на одну перевозку окажутся два подписанных документа.
• Контрагенты на бумаге. Курьерские службы и государственные структуры нередко продолжают работать с бумажными документами, и для них приходится сохранять отдельный процесс.

Ошибок в самих документах при этом не отмечалось: проблемы возникают на стыках — при выгрузке из учетной системы, передаче данных оператору, в роуминге и в приложении водителя, и до подписи получателя дело часто не доходит. Поэтому тесты с ключевыми контрагентами стоит повторять, пока роуминг не стабилизируется.

К марту 2027 года важно иметь налаженную цепочку «учетная система — оператор — подпись получателя», проверенную с ключевыми контрагентами, и статистику по доле электронных документов. Ближайшие недели разумно потратить на карту перевозок, выбор оператора и выпуск подписей: эти шаги зависят от внешних сторон и занимают больше всего времени.